22
اکتبر

قوانین و مقررات شرکت در نمایشگاه

 قوانین و مقررات شرکت در نمایشگاه 

 

دانلود قوانین و مقررات شرکت در نمایشگاه

 نحوه مشاركت و ثبت نام در نمایشگاه روسیه – ماخاچکالا

 کلیه متقاضیان میبایست پس از مطالعه قوانین و مقررات شرکت در نمایشگاه نسبت به تکمیل فرم ثبت نام به صورت دقیق اقدام نمایند.

  1. پس از تکمیل و ارسال فرم ثبت نام در نمایشگاه، جهت پیگیری و انجام مراحل بعدی با مشارکت کنندگان محترم تماس گرفته میشود.

  2. حداقل متراژ غرفه های پیش ساخته با تجهیزات 9 مترمربع می باشد.

    تبصره : غرفه های پیش ساخته، با تجهیزات متعارف در اختیار مشارکت کنندگان قرار می گیرد. تجهیزات متعارف شامل پانل بندی اطراف، کتیبه نام غرفه، یک عدد پریز برق، روشنایی متعارف غرفه، 1 عدد میز و 2 عدد صندلی به ازاء هر 9 مترمربع می باشد.

  3. در صورتیكه تعداد متقاضیان نمایشگاه بیش از ظرفیت پذیرش آن باشد ایجاب می نماید اولویت زمانی در ثبت نام و ارسال مدارك به عنوان یكی از عوامل موثر در پذیرش واجدین شرایط در نظر گرفته شود. لذا مقتضی است متقاضیان حتماً به مهلت های تعیین شده دقت نظر کافی داشته باشند. بدیهی است پس از تكمیل غرفه های موجود و انقضای مهلت مقرر شرکت نمایشگاهی آریانا از پذیرش و ثبت نام متقاضیان معذور خواهد بود.

  4. کلیه کسورات قانونی مشارکت در این نمایشگاه از قبیل بیمه و مالیات برعهده مشارکت‌کنندگان محترم می باشد.

  5. هزینه‌ استفاده‌ از برق اضافی (به غیر از موارد استاندارد روشنایی) آب و تلفن به طور جداگانه محاسبه و از مشارکت‌کنندگان اخذ خواهد شد.

  6. تعیین محل غرفه‌ها و نحوه واگذاری آن‌ها تماماً بر عهده شرکت نمایشگاهی آریانا خواهد بود و مشارکت کننده نمی‌تواند مکان خاصی را انتخاب نموده و یا از قبول مکان تخصیص یافته امتناع ورزد.

  7. ارایه کپی پروانه بهره‌برداری، ثبت نام تجاری کالاهای تولیدی در روزنامه رسمی و اداره ثبت شرکت‌ها و گواهی استاندارد در زمان تحویل فرم‌های تکمیل شده ثبت نام، الزامی می‌باشد.

  8. در صورت عدم پرداخت به موقع هزینه‌های غرفه، مشارکت کننده مجاز به تخلیه غرفه و کالای خود نبوده و حق هرگونه پیگیری قانونی برای شرکت نمایشگاهی آریانا محفوظ است.

  9. تکمیل و ارسال فرم‌های ثبت نام هیچ‌گونه تعهدی برای برگزارکننده جهت رزرو فضا برای متقاضی ایجاد نمی‌کند. بدیهی است پس از رزرو مشارکت کنندگان میبایست نسبت به تسویه مبالغ با توجه به تاریخ های اعلامی اقدام نمایند. در غیر این صورت غرفه از حالت رزرو خارج شده و می‌تواند در اختیار شرکت دیگری قرار گیرد و در این صورت هیچ‌گونه مسئولیتی متوجه برگزارکننده نیست.

  10. نظم و ترتیب متقاضیان در انجام به موقع مراحل مختلف ثبت نام (تکمیل فرم ها بطور دقیق و کامل، واریز وجه، تحویل رسید پرداخت و . . .) در تخصیص مکان مناسبتر موثر خواهد بود.

  11. مطالب مندرج در فرم ثبت نام از سوی متقاضی، ملاک اقدامات بعدی قرار می گیرد. لذا متراژ قید شده در فرم ثبت نام و همچنین نوع غرفه از نظر با تجهیزات یا بدون تجهیزات بودن آن تنها براساس مندرجات فرم ثبت نام مد نظر قرار خواهد گرفت.

  12. اطلاعات تکمیل شده در فرم مشارکت توسط شرکت کنندگان به همان صورت در کتاب نمایشگاه درج می شود و در صورت نقص یا عدم صحت آنها مسئولیتی متوجه برگزار کننده نخواهد بود.

  13. متقاضیان در نمایشگاه می بایست تصویر گواهی استاندارد کالاهای تولیدی خود را همزمان با ثبت نام به ستاد برگزاری نمایشگاه ارایه نمایند، در غیر این صورت کلیه مسئولیت‌ها و عواقب بعدی ناشی از آن برعهده شرکت‌کننده می باشد.

واگذاری و چیدمان غرفه ها

  1. تعیین محل غرفه و جانمایی غرفه­ها پس از پایان ثبت نام غرفه داران و تنها به اولویت ثبت نام و نظر مسئول فنی نمایشگاه بستگی داشته و هیچ گونه اعتراضی در این مورد قابل پذیرش نیست.

  2. در صورت وارد آمدن هرگونه خسارت به سازه غرفه و تجهیزات تحویل داده شده به مشارکت­کننده هزینه آن اخذ می گردد و بدیهی است مشارکت­کننده گرامی حق واگذاری و تعویض غرفه مورد اجاره خود را ندارد.

  3. تحویل کالاها در غرفه انجام میشود و شرکت کننده مكلف است نسبت به چید مان غرفه اقدام نماید .

  4. مشارکت کنندگان موظفند نسبت به تزئین و آراستن غرفه خود به نحو شایسته اقدام نمایند.

  5. مشارکت کنندگان موظفند حداکثر تا 24 ساعت پس از پایان نمایشگاه محل غرفه را تخلیه نمایند . در صورت عدم اقدام به موقع، مسئولیت حفاظت و برگشت کالا و نیز هر گونه هزینه اعم از انبارداری یا جریمه تأخیر بر عهده شرکت کننده خواهد بود.

  6. کلیه شرکت کنندگان مکلفند تا ساعت 8 شب قبل از افتتاح نسبت به آماده سازی غرفه و چیدن کالاها و تخلیه اقلام اضافی غرفه خود اقدام نمایند، در غیراینصورت و چنانچه اداره حراست نمایشگاه اقدام به بستن سالنها نماید هیچگونه مسئولیتی متوجه برگزار کننده نبوده و مشارکت کننده متأخر موظف است به محض اعلان مسئولین حراست، باقیمانده وسایل غرفه سازی خود را از سالن تخلیه و سریعاً نسبت به نظافت غرفه خود و اطراف آن و خروج از سالن اقدام نماید.

  7. غرفه های پیش ساخته که توسط برگزار کننده احداث میشود، یک روز قبل از نمایشگاه به غرفه داران تحویل داده خواهد شد.

  8. برابر مقررات جاری، نظافت داخل سالن تنها در محدوده راهروها برعهده برگزار کننده بوده و نظافت داخل غرفه ها به عهده غرفه داران خواهد بود، ضمناً نظافت و پاکسازی محوطه نیز بر عهده برگزار کننده می باشد.

  9. در صورت تقاضای وسایل یا تجهیزات اضافی جهت غرفه ها هزینه مربوطه بطور جداگانه اخذ خواهد شد.

  10. چنانچه بدلیل حجم یا ابعاد خاص کالا، ماشین آلات یا وسایل داخل غرفه، هرگونه افزایشی از سوی مشارکت کننده در متراژ غرفه ایجاد شود جزو فضای غرفه و بعنوان بدهی محسوب شده و قبل از خاتمه نمایشگاه می بایست نسبت به پرداخت هزینه اضافه متراژ اقدام گردد.

ضوابط مربوط به عرضه و نمایش کالاهای نمایشگاهی

  1. غرفه­ ها در تاریخ ذکر شده توسط دبیرخانه تحویل داده خواهند شد و مشارکت­ کنندگان گرامی می­بایست صرفاً به ارائه و فروش اجناس و خدمات ذکر شده در فرم ثبت نام اقدام نمایند. بدیهی است در صورت هرگونه مغایرت در خصوص خروج کالاها ترتیب اثر داده خواهد شد.
  2. بدیهی است برگزارکننده هیچ­گونه مسئولیتی در قبال میزان فروش مشارکت ­کنندگان گرامی و وجود غرفه­ ها و کالاهای مشابه ندارد.
     از فروش و عرضه هرنوع کالا مغایر با اصول بهداشتی، فاقد سیب سلامت و یا نشان استاندارد و مجوزهای لازم ممانعت بعمل می ­آید و فراهم نمودن هرگونه شرایط خاص جهت نگهداری اجناس به عهده مشارکت­ کننده گرامی می باشد.
  3. مشارکت کنندگان تنها مجاز به عرضه آن دسته از کالاهایی می باشند که در چارچوب موضوع نمایشگاه قرار دارد. در صورت تولید چند نوع محصول توسط یک واحد تولیدی و یا ورود چند نوع کالا توسط یک واحد بازرگانی، صرفاً نمایش کالاهای مرتبط با موضوع نمایشگاه مجاز بوده و ارائه سایر اقلام ممنوع
    می باشد.
  4. برگزاری هرگونه مراسم و پخش موسیقی که منجر به ازدحام جمعیت و آلودگی صوتی باشد و با اعتراض سایر غرفه داران همراه باشد ممنوع است.
  5. دارا بودن کاتالوگ یا بروشور و کارت ویزیت مناسب به زبان انگلیسی و روسی جهت معرفی فعالیتها و کالاهای نمایشی الزامیاست.
  6. آشنائی به امور بازرگانی بین المللی و همچنین آشنائی به زبان انگلیسی و یا زبان رسمی کشور مورد نظر برای غرفه داران الزامیست.
  7. خروج کالاهای نمایشی از غرفه‌ها بایستی در مهلت تعیین شده (حداکثر ۲۴ ساعت پس از پایان نمایشگاه) صورت گیرد. پس از انقضای مهلت تعیین شده، برگزارکننده در مورد خسارت و یا فقدان کالا هیچ‌گونه مسئولیتی ندارد.
  8. مشارکت‌کنندگان بایستی برای انجام هرگونه تبلیغات محیطی در نمایشگاه مراتب را با شرکت نمایشگاهی آریانا هماهنگ فرمایند.
  9. مشارکت کنندگان فقط می توانند اقلام تبلیغی خود را درون حریم غرفه خود نصب نمایند و استفاده از فضای راهرو یا غرفه های مجاور بدین منظور ممنوع می باشد.
  10.  نصب یا آویختن هرگونه بنر، پارچه نویسی، پوستر یا اقلام مشابه آنها از سقف سالن ممنوع می باشد و در صورت عدم توجه مشمول جریمه شده و مبلغ جریمه توسط شرکت نمایشگاهی آریانا تعیین و پس از ابلاغ به شرکت کننده، پرداخت آن الزامی خواهد بود.
  11. تبصره : جهت اجرای تبلیغات ذکر شده در بند فوق، مشارکت کنندگان می توانند، اقلام تبلیغی خود را از روی دیواره یا سقف غرفه و حداکثر تا ارتفاع 150 سانتی متر بالاتر از غرفه خود نصب نمایند. (با رعايت محدوديت ارتفاع سالنها)
  12.  اقلام تبلیغی و چاپی برای کالاها و محصولات خارجی از جمله بروشور، کاتالوگ، عکس، پوستر، نوار ویدئویی و غیره که در نظر است در محل غرفه توزیع شده یا در معرض نمایش قرار گیرد باید منطبق با معیارهای اسلامی بوده و حداقل 20 روز قبل از افتتاح به ستاد نمایشگاه ارائه و به تأیید برگزار کننده برسد. (این بند مربوط به غرفه داران ایرانی میباشد)
  13.  در صورت تمایل به تهیه و چاپ آگهی در کتاب ویژه نمایشگاه (جدا از مشخصات و نوع فعالیت شرکت که در فرم ثبت نام قید شده) هزینه جداگانه دریافت خواهد شد.
  14. استفاده از افراد محلی در غرفه باید با هماهنگی شرکت نمایشگاهی آریانا باشد.

 ضوابط انصراف از مشارکت و یا کاهش فضای رزرو شده

1. در صورت بروز وقایع پیش بینی نشده (فورس ماژور) مانند جنگ، زلزله، سیل، طوفان، هرج و مرج، آتش سوزی، تغییر قوانین جاری و . . . که منجر به لغو یا تغییر زمان نمایشگاه شود هیچگونه مسئولیتی متوجه برگزار کننده نبوده و وجوه واریزی پس از کسر هزینه های عملیاتی توسط برگزار کننده مسترد خواهد شد.

تبصره : فقط در صورت کنسلی و یا تغییر در زمان نمایشگاه با اعلام ستاد کرونا در صورت درخواست مشارکت کننده،کلیه وجوه پرداختی غرفه عیناً بدون کسر مبلغی به مشارکت کننده مسترد خواهد شد.

تبصره : در صورت اعلام انصراف از سوي مشاركت كنندگان، وجوه پرداختي طبق جدول زمانبندی مسترد میگردد.

2. در فاصله زمانی کمتر از 30روز تا زمان افتتاح، به هیچوجه درخواست انصراف پذیرفته نخواهد بود و در صورت عدم استفاده از غرفه تخصیص یافته در نمایشگاه هیچگونه وجهی مسترد نشده و برگزار کننده مجاز میباشد غرفه مربوطه را در صورت عدم استفاده متقاضی اولیه به سایرین واگذار نماید. لذا از شرکت کنندگان محترم تقاضا دارد قبل از ثبت نام تمامی جوانب و شرایط کاری خود را به درستی سنجیده و پس از حصول اطمینان از امکانات و مقدورات خود نسبت به مشارکت در نمایشگاه اقدام نمایند تا از بروز مسائلی که بر روند اجرایی نمایشگاه بویژه در روزهای نزدیک به افتتاح آن، تأثیر منفی باقی می گذارد جلوگیری شود.

حمل كالا

1. کلیه هزینه های مربوط به ترخیص موقت کالاهای ارسالی نمایشگاه به عهده مشارکت کننده میباشد و در صورت ترخیص قطعی کالا، هزینه های مربوط به ترخیص و سایر هزینه ها بر عهده مشارکت کننده خواهد بود و وجه آن می بایست قبل و یا در حین نمایشگاه حسب مورد با هماهنگی مدیر غرفه به گمرك و یا نماینده او در روسیه تسلیم نماید در غیر اینصورت این شرکت هیچگونه مسئولیتی در قبال ارسال کالا و انجام تشریفات گمرکی درکشور روسیه نخواهد داشت.

تبصره 1 : مديريت اجرايي نمایشگاه موظف است هزينه هاي حمل مازاد بر تعرفه و همچنين برگشت كالاهاي نمونه را (درصورت درخواست كتبي متقاضي) محاسبه و قبل از ارسال بار از متقاضي دريافت نمايد.

تبصره 2 : ترخيص قطعي كالا در مقصد متوقف به پرداخت هزينه هاي ترخيص قطعي و حمل داخلي براساس تعرفه هاي گمركي كشور مقصد توسط متقاضي به مدير نمایشگاه و يا گمرك كشور مقصد خواهد بود و درصورت عدم پرداخت از سوي مشارکت کننده كه منجر به عدم ترخيص كالاهاي وي گردد مسئوليتي بر عهده شركت نبوده و درصورت بروز خسارت مشارکت کننده رأساً پاسخگو خواهد بود.

2. در نمایشگاههای بدون فروش نقل و انتقال هر گونه کالا به خارج از غرفه باید با اطلاع مدیریت نمایشگاه صورت گیرد و در صورت واگذاری تمام و یا بخشی ازکالا به بازدید کنندگان یا بازرگانان، این امر باید با نظر مدیر نمایشگاه و مسئولین گمرکی آن کشور و پس از انجام مراحل ترخیص قطعی و پرداخت حقوق و عوارض متعلقه صورت پذیرد.

3. کالاهای ارسالی باید از کیفیت و مرغوبیت مطلوب برخوردار باشد و بسته بندی ها محكم، مقاوم و استاندارد بوده و برچسب (ذکر نام و مشخصات شرکت، شماره صندوق پستی، نوع کالا، وزن خالص و ناخالص، کشور مقصد، نام ترخیص کار در کشور مقصد بر روی تمامی بسته ها الصاق گردد. بدیهی است انبارخارجی شرکت از قبول کالاهای فاقد بسته بندی استاندارد و مطلوب و یا کالاهای با مدارك ناقص معذور خواهد بود.

4. کالاهای ارسالی به نمایشگاه نیاز به مجوز قانونی از مبادی ذیربط حسب مورد دارد و ارائه آن از سوی مشارکت کننده الزامیست. چنانچه بر اساس مقررات کشور محل برگزاری نمایشگاه، کسب مجوز و یا گواهی خاصی لازم باشد، اخذ آن از سوی مشارکت کننده الزامی است.کسب اطالاعات و حصول نتیجه قطعی در این خصوص قبل از تحویل بار به انبار خارجی رأساً از سوی مشارکت کنندگان از طریق مبادی ذیربط در کشور مقصد انجام خواهد شد و شرکت از این حیث مسئولیتی ندارد.

5. ارائه گواهی بهداشت به فارسی و لاتین (از ایران) برای مواد غذایی، آرایشی و بهداشتی الزامی است.

6. ارائه گواهی استاندارد در خصوص کالاهایی که نیاز به گواهی استاندارد دارد ضروری است.

7. مشارکت کننده موظف است کالای ارسالی خود را تا تاریخ مقرر همراه با لیست بسته بندی (LIST PACKING) و لیست قیمت تجاری کالا ( INVOICE ) مطابق نمونه پیوست به دو زبان فارسی و انگلیسی بصورت دقیق (برای هر صندوق یا کارتن به تفكیک) و بر مبنای نرخ صادراتی بر روی سربرگ شرکت متقاضی در 3 نسخه تنظیم و به انبار شرکت تحویل نماید.

8. عوارض ناشی از هرگونه اشكال در قیمتهای ارائه شده در لیست INVOICE بعهده مشارکت کننده میباشد.

9. لازم است در تهیه INVOICE, LIST PACKING نهایت دقت بعمل آید. لذا بروز هرگونه اشكال در لیستهای مذکور به عهده مشارکت کننده میباشد.

10. شرکت نمایشگاهی آریانا در قبال کالاهایی که پس از تاریخ تعیین شده به انبار تحویل داده شود هیچگونه مسئولیتی نخواهدداشت.

11. درصورتی که کالاهای ارسالی فاقد شرایط استاندارد تعیین شده از سوی شرکت (از نظر وزن، حجم، ابعاد، نوع و جنس کالا) باشد حمل آن بر عهده مشارکت کننده می باشد.

12. در صورتی که مشارکت کننده کسری در کالای ارسالی خود مشاهده نماید موظف است موارد مربوطه را کتباً با ذکر مورد به مدیر نمایشگاه منعكس نماید.

13. مشارکت کننده باید کالاهای خود را نزد یكی از شرکتهای بیمه (با ارزش واقعی)، بیمه کامل نموده تا در صورت بروز حوادث احتمالی، جبران خسارت گردد.

14. مسئولیت اظهار و حمل انواع فرش و گلیم دستبافت به عهده شرکت کنندگان می باشد.

 

كالاهاي برگشتي

1. مشارکت کنندگان ایرانی موظفند در صورت برگشت کالا لیست کالاهای برگشتی را (همچون رفت کالا) قبلاً در 2 نسخه به زبان انگلیسی و فارسی تهیه و به مدیر نمایشگاه تحویل نمایند.

2. شرکت در قبال برگشت کالاهایی که برای فروش به نمایشگاهها ارسال می گردد تعهدی ندارد و در صورت نیاز، متقاضی رأساً مبادرت به انجام آن خواهد نمود.

3. اعلام کتبی به صاحبان کالا مبنی بر رسیدن کالاها و مراجعه جهت تحویل آنها حداکثر طی مدت ده روز از تاریخ صدورنامه از سوی مدیریت امور اجرایی مبنی بر رسیدن کالاهای برگشتی صورت خواهد گرفت و تحویل کالا پس از تسویه حساب مالی انجام خواهد شد.

4. در صورت مراجعه صاحبان کالا پس از مدت مذکور هزینه های انبارداری محاسبه و اخذ خواهد شد.

5. در صورت عدم مراجعه طی مدت 60 روز از تاریخ اولین نامه به صاحبان کالا (با توجه به هزینه های انبارداری)، کالاها بنفع شرکت ضبط و نسبت به انتقال آنها اقدام میگردد.

تبصره 1 : كالاهائيكه تاريخ مصرف داشته و در صورت منقضي شدن تاريخ مصرف، كالاها طي صورتجلسه اي توسط كميته ذيربط معدوم و در صورت وجود هزينه، پرداخت مبالغ مربوطه بعهده صاحبان كالا خواهد بود.

 

 خدمات

1. مشرکت کنندگان منتخب می توانند از خدمات امور مسافرتهای شرکت جهت تهیه روادید، هتل و بلیط هواپیما استفاده نمایند که در این صورت لازم است ضمن درخواست کتبی و اعلام موارد مورد نیاز در لیست، افراد اعزامی را تا تاریخ مقرر به مدیر پروژه نمایشگاه معرفی و تصویر گذرنامه آنان نیز تحویل گردد. تا جهت ارائه به سفارت کشور روسیه و تعیین وقت مصاحبه با متقاضی اقدامات لازم صورت پذیرد. بدیهی است پرداخت هزینه های مربوطه به عهده مشارکت کنندگان می باشد.

2. درخواست کتبی در مورد استفاده از خدمات بلیط و هتل ضروری است.

تبصره : غرفه داراني كه مايل به بهره مندي از خدمات امور مسافرتهاي شركت مي باشند موظفند هزينه اخذ رواديد و بيمه نامه مسافرتي هر نفر را به حوزه مديريت روابط عمومي و امور بين الملل پرداخت نموده و همراه فرمهاي مربوطه تحويل نمايند . پس از انقضاي مهلت مقرر و نيز در صورتي كه فرد متقاضي رواديد از انجام سفر منصرف گردد و يا سفارت خانه كشور محل برگزاري نمايشگاه به هر دليل از اعطاي رواديد امتناع ورزد شركت هيچگونه مسئوليتي را بر عهده نداشته و هزينه هاي پرداخت شده به هيچ وجه مسترد نخواهد شد.

3. مشخصات مشارکت کنندگان منتخب شامل (عنوان موسسه یا شرکت، نشانی و رشته فعالیت با نوع تولیدات در کتاب رسمی نمایشگاه درج می شود، لذا مشرکت کنندگان موظفند مشخصات کامل موسسه یا واحد متبوعه خود را طبق فرم تكمیل و در مهلت تعیین شده به مدیریت نمایشگاه تسلیم نمایند. بدیهی است پس از انقضاء مهلت مقرر شرکت تعهدی جهت درج مشخصات در کتاب رسمی نمایشگاه نخواهد داشت. بدیهی است بدلیل اینکه مطالب عیناً به شكل مندرج در فرم درخواست در کاتالوگ درج می شود هرگونه نقص یا اشتباهی که در درج مشخصات کالا یا شرکت رخ دهد مسئولیت آن به عهده مشارکت کننده می باشد.

4. توصیه میگردد جهت ارزیابی و چگونگی بازار با مراجعه به واحد بازاریابی شرکت نسبت به دریافت اطلاعات لازم اقدام فرمایند. بدیهی است مسئولیت ارزیابی بازار به عهده مشارکت کننده میباشد.

5. برای مسئولین هر غرفه از سوی برگزار کننده کارت شناسایی صادر خواهد شد، مشارکت کنندگان موظفند در تمام مدت حضور در نمایشگاه کارت شناسایی مربوطه را به سینه الصاق نمایند.

 

سایر موارد

1. در صورت نیاز به اطلاعات تكمیلی مقتضی است با مدیریت اجرایی نمایشگاه تماس حاصل فرمائید.

2. مشارکت کنندگانی که جهت استفاده از اینترنت نیاز به پهنای باند مستقل داشته باشند می توانند درخواست خود را کتباً و با ذکر میزان پهنای باند مورد نیاز، به برگزار کننده اعلام نمایند تا فرم مربوطه در اختیار ایشان قرار گیرد. تأمین این خدمات توسط شرکت نمایشگاهی آریانا صورت می پذیرد و تنها در صورت وجود امکانات لازم در سالن تحت پوشش، ارائه خواهد شد. بدیهی است هزینه مترتب بر این امر به صورت جداگانه محاسبه میگردد.

3. مشارکت کنندگان موظف به رعایت نکاتی هستند که در مکاتبات بعمل آمده از سوی شرکت نمایشگاهی آریانا مطرح میشود و مسئولیت عواقب ناشی از عدم توجه به مکاتبات و تماسهای بعمل آمده از سوی برگزار کننده بر عهده مشارکت کننده می باشد.

4. هرگونه توافقی میان مشارکت کننده و برگزار کننده تنها در صورتی معتبر است که مکتوب و امضاء شده باشد.

5. کلیه وجوه قانونی که مشارکت کنندگان ملزم به پرداخت آنها هستند از سوی برگزار کننده به صورت رسمی اعلام می شود، لذا هرگونه وجهی که به صورت غیر متعارف از سوی افراد حاضر در محل برگزاری نمایشگاه تحت عنوان مدير سالن، کارگر، نگهبان، باربر، نظافتچی و یا هر نام دیگری در ازاء انجام کاری از مشارکت کنندگان مطالبه شود ارتباطی با برگزار کننده نداشته و مورد تأیید نمی باشد.

6. در صورتیکه به دلیل تخلف از مقررات، برگزار کننده ناچار به تعطیل غرفه ای باشد، هیچ یک از وجوه پرداخت شده قابل استرداد نبوده و واحد متخلف نمی تواند ادعایی در این خصوص مطرح نماید.

7. جانمایی غرفه توسط ستاد برگزاری صورت می پذیرد ملاک جانمایی با در نظر گرفتن شرایط فنی سالن، مختصات کالاهای نمایشی، متراژ درخواستی و اولویت واریز وجه می باشد. محل و ابعاد غرفه توسط ستاد تعیین شده و اعتراضی در این خصوص وارد نخواهد بود.

 

غرفه سازی و امور فنی و ساخت و ساز غرفه ها

1. حداقل متراژ فضای غرفه خودساز 24 مترمربع می باشد.

2. متقاضیانی که فضای بدون تجهیزات را ثبت نام نموده و خود رأساً اقدام به ساخت و ساز غرفه خواهند نمود، می بایست حداقل 30 روز قبل از افتتاحیه، نقشه غرفه سازی را به هر سه صورت : پرسپکتیو، نما (مقیاس 100/1) و پلان (مقیاس 100/1) به برگزار کننده ارائه و تاییدیه دریافت نمایند. در غیر این صورت و پس از تاریخ مقرر مجوز ساخت و ساز صادر نخواهد شد.

3. مشارکت‌کنندگان بایستی حداکثر ظرف ۲۴ ساعت پس از پایان نمایشگاه نسبت به تخلیه غرفه‌های واگذاری اقدام و کالاهای نمایشی را به خارج از سالن منتقل نمایند و مکان غرفه را همانند زمان تحویل در اختیار برگزارکننده قرار دهند در غیر این صورت برگزارکننده نسبت به تخلیه غرفه اقدام و هزینه‌های آن از مشارکت‌کننده دریافت می شود.

4. واحد فنی برگزارکننده نمایشگاه و مدیریت طراحی و غرفه‌آرایی شرکت نمایشگاهی آریانا براساس اصول نمایشگاهی حق انجام هرگونه تغییری را که لازم بدانند در طرح‌های ارایه شده، دارا می باشند. در صورت عدول از تغییرات داده شده مدیریت طراحی و غرفه‌آرایی شرکت نمایشگاهی آریانا نسبت به تغییر و تخریب ساخت و ساز غرفه اقدام و هزینه‌های مربوطه را از مشارکت‌کننده اخذ می نماید.

5. مشارکت کنندگان محترم می بایست تمامی ضوابط و دستورالعمل های فنی مربوط به ساخت و ساز غرفه را به پیمانکار خود گوشزد نمایند. بدیهی است با توجه به اینکه برگزار کننده هیچگونه ارتباط حقوقی با پیمانکاران غرفه ساز ندارد، لذا در صورت وارد شدن خسارت به تأسیسات و تجهیزات سالن از سوی پیمانکار غرفه سازی یا رعایت نکردن ضوابط و مقررات جاری توسط وی، مشارکت کننده اصلی مسئول جبران خسارت وارده خواهد بود.

6. لطفاً پس از تحویل گرفتن مکان غرفه خود، جهت استفاده از انشعابات برق و آب و یا هرگونه ملزومات دیگر مراتب را حتماً با مدیر سالن و نمایشگاه هماهنگ نموده و از استفاده از تابلوی برق سالن، کابل ها، لوله های آب، شیر آتش نشانی و سایر امکانات سالن بدون هماهنگی با مدیر سالن خودداری فرمایید. بدیهی است در صورت ورود خسارت به تجهیزات فوق توسط مشارکت کننده یا پیمانکار ساخت غرفه، جبران خسارت مربوطه برعهده مشارکت کننده خواهد بود.

7. در صورتیکه ساخت و ساز غرفه توسط مشارکت کننده یا پیمانکار وی انجام می پذیرد و چنانچه ارتفاع غرفه بالاتر از غرفه های مجاور باشد، ضروری است که قسمتهای پشت سازه ها به ویژه نئوپان، چوب و شبکه های آهنی، رنگ آمیزی و یا با دکور مناسب پوشانیده شود تا موجب بدمنظره شدن غرفه های مجاور نگردد. ضمناً بر روی قسمت های پشت کار که مشرف به حریم غرفه های مجاور می باشد نوشتن تبلیغات یا نام شرکت مجازنخواهد بود.

8. مشارکت کنندگانی که راساً مبادرت به ساخت غرفه می نمایند، باید دوسري کامل از نقشه ساخت و ساز غرفه را به همراه نقشه انشعاب برق حداکثر تا 30 روز قبل از افتتاح نمایشگاه به برگزار کننده تحویل نمایند. در صورت عدم تطبیق نقشه با ضوابط فنی نمایشگاه و امکانات و تأسیسات سالن ها، تغییراتی در نقشه اعمال خواهد شد که مشارکت کننده موظف به رعایت آنها می باشد.

تبصره : برای غرفه های موضوع بند فوق انشعابات برق فقط تا محل نزدیکترین پست برق سالن تآمین می شود لذا ضروری است اینگونه مشارکت کنندگان نسبت به تهیه کابل برق به متراژ لازم، تابلو برق، فیوز و دیگر ملزومات مورد نیاز خود اقدام نمایند.

9. به غرفه های بدون پیش ساخته تنها زمین غرفه تعلق خواهد گرفت و تأمین تمامی وسایل ساخت و دکوراسیون و نیز تجهیزات داخل غرفه بر عهده مشارکت کننده خواهد بود.

10. در صورت نیاز به برق 3 فاز و یا خط تلفن، مراتب باید حداقل 30 روز قبل از افتتاح کتباً به برگزار کننده اعلام گردد.

11. در صورت نمایش ماشین آلات و دستگاههای سنگین، حجیم و یا مرتفع و نیز ماشین آلات با مصرف برق بیش از 5 کیلو وات، مراتب باید 30 روز قبل از افتتاح به اطلاع و تأیید برگزار کننده برسد.

12. در صورت احداث غرفه در 2 طبقه، هزینه کل متراژ طبقه دوم بر مبنای 50% هزینه معمول اجاره بهاء غرفه با تجهيز محاسبه و اخذ خواهد شد.

13. در صورتیکه ساخت غرفه در دو طبقه انجام می پذیرد، مشارکت کننده مکلف است حداقل 30 روز قبل موضوع را بصورت مکتوب با ذکر ارتفاع و نوع کاربری طبقه دوم به برگزار کننده اعلام نموده و پس از تأیید برگزار کننده طرح خود را اجرا نماید. در غیر اینصورت چنانچه به هنگام اجرای طرح و ساخت غرفه با مشکلی مواجه شود مسئولیتی متوجه برگزار کننده نخواهد بود.

14. ورود هرگونه تجهیزات غرفه سازی به داخل نمایشگاه مستلزم اخذ مجوز از واحد طراحی و غرفه آرایی شرکت نمایشگاهی آریانا می باشد. بدین منظور مشارکت کنندگان محترم یا پیمانکار غرفه ساز مربوطه می باید ضمن ارائه چک تضمین تخلیه به برگزار کننده، فرم ورود کالا را دریافت و پس از تکمیل به واحد فوق الذکر تحویل نمایند.

15. استفاده از مصالح ساختمانی و پانل گچی پیش ساخته جهت دکور غرفه ممنوع بوده و مشارکت کنندگان تنها میتوانند از مصالح و سازه های سبک مثل چوب، نئوپان، آلومینیوم و از این قبیل استفاده نمایند.

16. با توجه به اینکه امکانات آبرسانی در همه نقاط سالن های نمایشگاهی وجود ندارد لذا در صورت نیاز به انشعابات آب جهت نمایش یک دستگاه خاص، مراتب باید حداقل 45 روز قبل از افتتاح به اطلاع برگزار کننده رسانیده شود.

17. در صورت ورود هرگونه خسارت به غرفه ها و یا وسایل و تجهیزات آنها مشارکت کننده موظف به جبران خسارت و پرداخت هزینه مربوطه بر اساس اعلام برگزار کننده می باشد.

18. در صورت عدم اتمام به موقع عملیات غرفه سازی از سوی شرکت هایی که رأساً اقدام به ساخت غرفه خود مینمایند و با توجه به اینکه این تأخیر موجب بروز مشکلات متعدد در امر برپایی نمایشگاه شده و چهره نمایشگاه را مخدوش می نماید، برگزار کننده می تواند در این خصوص نسبت به عملکرد مشارکت کننده ادعای خسارت نماید.

19. مشارکت کنندگان تا آخرین لحظه برپایی نمایشگاه در پایان روز آخر مجاز به ترک یا تخلیه غرفه خود نمی باشند. تخلیه غرفه ها از صبح روز بعد از خاتمه نمایشگاه آغاز شده و می باید حداکثر ظرف 48 ساعت به پایان برسد.

20. پس از خاتمه نمایشگاه و از زمانی که سالن ها جهت تخلیه و خروج کالاها و تجهیزات غرفه بازگشایی می شوند تمامی غرفه داران باید بمنظور جلوگیری از سرقت یا آسیب رسیدن به تجهیزات غرفه یا کالاها در محل غرفه خود حاضر باشند. حتی در صورتیکه شرکتی آمادگی خروج کالاهای خود را بلافاصله پس از باز شدن سالن ندارد، ضروری است فردی را بمنظور مراقبت از کالاهای خود در داخل غرفه بگمارد. لذا پس از بازگشایی سالنها در خاتمه نمایشگاه، مسئولیت حفاظت و نگهداری کالاها و تجهیزات در مقابل سرقت یا آسیب، مستقیماً بر عهده صاحبان کالا خواهد بود.

21. در صورت عدم تخلیه به موقع غرفه، برگزار کننده نسبت به جمع آوری و انتقال وسایل به انبار اقدام نموده و در اینصورت هزینه جابجایی و انبارداری از صاحب کالا اخذ خواهد شد. ضمن آنکه مسئولیت هرگونه خسارت احتمالی وارد بر عهده صاحب کالا می باشد.

22. چنانچه هزینه های مشارکت شرکت کنندگان اعم از اجاره بهاء غرفه، ساخت و ساز، هزینه درج مشخصات در کتاب نمایشگاه، اجاره تجهیزات اضافه، هزینه برق اضافی، مابه التفاوت ارزی و . . . بطور کامل پرداخت نشده مشارکت کنندگان مجاز به تخلیه غرفه و خروج کالاهای خود نبوده و حق هرگونه پیگیری قانونی برای برگزار کننده محفوظ خواهد بود.

23. مشارکت کنندگانی که راساً نسبت به دکوراسیون غرفه خود اقدام می کنند باید پس از پایان نمایشگاه نسبت به تخریب وسایل دکوری و تخلیه بقایای آن اقدام نمایند.

 

حفاظت و امنیت غرفه ها

1. مسئولیت مراقبت و محافظت از غرفه و وسایل آن در ساعت برپایی نمایشگاه بر عهده مشارکت‌کننده است. پس از خاتمه کار نمایشگاه، نسبت به تخلیه سالن‌ها و پلمپ درب‌های ورودی اقدام شده و مسئولیت حراست از غرفه‌ها بر عهده انتظامات نمایشگاه می باشد. ضمناً از مشارکت‌کنندگان تقاضا می گردد از ورود هرگونه کالای با ارزش از قبیل تلویزیون، ویدئو، دوربین فیلمبرداری و عکاسی، کامپیوتر، لپ‌تاپ و… به غرفه جداً خودداری نمایند و مسئولیت حفظ و نگهداری این گونه کالاها به عهده مشارکت‌کنندگان می باشد.

2. مسئولین غرفه باید در تمام طول مدت کار نمایشگاه در محل غرفه حضور داشته باشند و مشارکت کنندگان به هیچ وجه مجاز به تعطیل نمودن غرفه در ساعات بازدید نمایشگاه نیستند.

تبصره: درصورتي كه مشارکت کننده نیاز به بازاریاب و یا مترجم داشته باشد میتواند از طریق تکمیل فرم ثبت نام اعلام نماید. بدیهی است با توجه به محدودیت مترجم و بازاریاب اولویت با ثبت نام و اعلام به موقع مشارکت کنندگان میباشد.

3. استفاده یا نگهداری مواد آتش زا و کارتن های خالی در داخل سالن به ویژه پشت پانل ها ممنوع می باشد.

4. مشارکت کنندگان بمنظور پیشگیری از بروز خسارات موظف به بیمه نمودن کالاهای خود نزد یکی از شرکت های بیمه و ارائه بیمه نامه مربوطه به برگزار کننده می باشند.

5. بیمه آتش سوزی و حوادث برای کلیه مشارکت کنندگان اجباری می باشد.

6. مسئولیت مفقود شدن وسایل یا کالای داخل غرفه ها در ساعات دایر بودن نمایشگاه که حضور غرفه داران در محل غرفه الزامی است، متوجه غرفه داران می باشد.

7. در صورت مفقود شدن وسایل یا کالای داخل غرفه و یا بروز حادثه ای در محل غرفه، مراتب سریعاً به اطلاع مدیر سالن و نگهبان سالن رسانیده شود تا با حضور نماینده حراست نسبت به تنظیم صورتجلسه اقدام گردد. پیگیری این امر برعهده مشارکت کننده می باشد.

8. در صورت نمایش اقلام ارزشمند و گرانقیمت که سبک و کم حجم بوده و امکان سرقت آنها وجود دارد، به مشارکت کنندگان محترم توصیه می شود اینگونه اقلام را هر روز پس از پایان یافتن ساعت کار نمایشگاه با خود خارج نموده و روز بعد مجدداً به همراه بیاورند.

9. با توجه به اینکه اکثر کالاها و لوازم داخل غرفه ها قابل اشتعال می باشند غرفه داران محترم مکلفند جهت دکوراسیون غرفه خود از جوشکاری، برشکاری و هرگونه اقدامی در داخل سالن که احتمال بروز حریق را سبب شود خودداری نموده و وسایل دکوراسیون غرفه خود را بصورت آماده شده و صرفاً جهت مونتاژ به داخل سالن وارد نمایند.

 

این مقررات براساس ضوابط و مقررات جاری در نمایشگاه های بین المللی و مطابق کنوانسیون اتحادیه جهانی نمایشگاهها تدوین شده و در تمام نمایشگاه های معتبر دنیا اجرا می شود. عدم توجه به آنها در روند برگزاری نمایشگاه و کسب دستاورد مطلوب برای مشارکت کنندگان خلل ایجاد میکند.